Az első kilencven nap

Beilleszkedési coaching

Tapasztalatom szerint a karrier-tanácsadók hangsúlyosabban foglalkoznak az álláskeresők elhelyezkedésének körülményeivel, gyakran adnak hasonló tanácsokat, mint például azt, hogy miként adják el magukat egy állásinterjún, hogyan készüljenek fel rá, milyen kérdések várhatók, mik a kedvelt és nem kedvelt válaszok, mire számíthatnak a próbaidő alatt. Viszont nagyon kevés szó esik magáról a beilleszkedésről, az első kilencven napról.

Be a szervezetbe!

Azoknak a közép- és nagyvállalatoknak a gyakorlatában, ahol létezik külön erőforrás a humán feladatok működtetésére, illetve a vezetőség humán beállítottságú, a szervezet új munkavállalói – akik lehetnek pályakezdők és magas vezetői munkakörben lévők – több esetben találkozhatnak az úgynevezett beilleszkedési tervvel. A problémamentes beilleszkedés előfeltétele a szervezet részéről történő alapos felkészülés az új munkatárs érkezésére, amely nem merül ki az adminisztratív és a munkaügyi feladatok elvégzésében, hanem az adott munkakörre és az egyénre szabott beilleszkedési terv összeállítása csakolyan fontos szerepet kap.
Félreértések elkerülése végett: e terv összeállítása nem a HR feladata, hanem a közvetlen felettesé, vezetőé, menedzseré vagy mentoré, aki szakmailag a leginkább kompetens az új munkaerő beillesztésében. A HR abban tud támogatást nyújtani a vezetők számára, hogy segít felismertetni a valós igényeket, rávilágít a beilleszkedés során felmerülő leggyakoribb nehézségekre, és összehozza a vezetőket olyan külső HR-szakemberekkel, akik a beilleszkedésben további hatékony segítséget nyújtanak.
A beilleszkedési terv részét képezik a munkaköri elvárások, a követelmények, a feladatokhoz szükséges kompetenciák, a vállalati kultúra sajátosságai, illetve a szervezet és/vagy csapat bemutatása, akikkel az új munkatárs szoros együttműködésben fog dolgozni. Első hallásra úgy tűnhet föl, hogy erre az új munkatárs munkába történő bevezetésekor minden cég odafigyel, bár valószínűleg mindez csak pár mondatban hangzik el, ami nem minden esetben elegendő. Tapasztalataim azt mutatják, hogy a humán tőkébe fektetett idő, energia és pénz többszörösen megtérül. Ebből adódóan fontosnak tartom, hogy a fejvadász és a vállalati HR-szakember a munkavállaló útját ne csak a kiválasztási folyamat során, hanem a próbaidő alatt is nyomon kövesse.
Próbaidősként a friss munkatársak olyan új helyzetekbe kerülhetnek, amelyekbe addig még nem volt alkalmuk. Sok esetben azt tapasztaltam, hogy e helyzetekkel nagyon nehezen vagy egyáltalán nem tudtak megküzdeni külső segítség nélkül. A beilleszkedést segítő módszerek között több trend is érvényesült már az évek során. Pár évvel ezelőtt a tanácsadáson, kicsit később a beilleszkedési tréningen volt a hangsúly, manapság pedig egyre inkább terjed a business coaching, vagyis az üzleti edzés mint hatékony módszer. Mivel az új helyzetekhez alkalmazkodni kell, sok esetben a gyors tanácsok csak rövid ideig működnek. Ami továbbra is hiányzik ilyen esetekben, az a munkavállalókban történő belső átalakulás és egy új hozzáállás kialakítása. Egy korábban jól bevált eszköznek a használata gyakran nem elegendő a munkavállalókban lezajló belső folyamatok tudatos vezetése nélkül. Ahhoz, hogy az effajta alkalmazkodás helyes irányba indulhasson el, és mélyen beépülhessen, a tanácsadásnál eredményesebb módszernek bizonyult a coaching.
A beilleszkedési coaching egyesíti az on-the-job, vagyis a munkatárs konkrét munkavégzését az off-the-job módszerrel, ami a munkatárs képzését, fejlesztését jelenti. A coachingmódszerrel a munkavállaló úgy fejlődik, hogy közben a saját munkahelyi példáit hozza be a folyamatba. Attól egyénre szabott, hogy nem mások megoldásaira összpontosít, nem mások best practice megoldásaira épít, hanem a coach segítségével egyedi, saját működő mechanizmusokat fejleszt ki – és gyakorol.

Saját tempóban haladva
A business coaching lényege a folyamatban részt vevő személy, vagyis a coachee belülről fakadó változási igényének a coach által történő kísérése, támogatása. Mivel a coachee a saját tempójában tud haladni, ezért a változás akkor következik be, amikor arra készen áll, és emiatt az eredmény is tartósabb. A módszer sikerének titka továbbá az, hogy az új megoldások készségszintre emelkednek, beépülnek a komfortzónába, rutinszerűvé válnak, és nem felejtődnek el. Ezáltal az a munkatárs, akinek a beilleszkedését coachingmódszerekkel támogatja a cég, más feladatokat, más területeket nagyobb hatékonysággal és eredményességgel fog ellátni a jövőben, ha vezetőről van szó, akkor pedig a beosztottjait is e szemléletnek megfelelően lesz képes irányítani.
Amikor a cég az új munkatárs beillesztését konkrét tervvel kívánja támogatni, nem szabad elfelejtenünk azt sem, hogy ez a vezető részéről jelentős idő- és energiaráfordítással valósulhat csak meg. Ha erre a cégnek minimális kapacitása van, akkor mindenképpen érdemes külső business coach szakembert igénybe venni, aki nemcsak az új munkatársat, hanem a vezetőt is támogatja a kitűzött cél elérése érdekében.

Merj kérdezni! Merd a választ megtalálni!

A beilleszkedési coaching során a munkavállalók a leggyakrabban a következő kérdésekre keresik a válaszokat.

• Hogyan ismerjem meg, és hogyan alkalmazkodjam az új vállalati kultúrához úgy, hogy közben ne kelljen feladni önmagam?
• Hogyan tanuljak meg minél többet az új szakmáról, és hogyan tanuljam meg minél előbb az új feladataimat?
• Hogyan bánjak az új munkatársaimmal?
• Hogyan alakítsam ki a bizalmat?
• Hogyan kezeljem a stresszt?

A fenti hogyan kérdésekre a válaszok mindig ott vannak az emberben, csak felszínre kell hozni őket. Ehhez ad hatékony támogatást a coach. Eszközöket, technikákat tanít arra, hogy a munkában eredményesebbek legyenek az új munkatársak, és vezetőik, a munkatársaik pedig szintén elégedettek legyenek velük.

Teljesítményfokozó találkozások
A beilleszkedési coaching folyamán a coach az első kilencven nap alatt minimum három alkalommal találkozik a coachee-val. A találkozások időtartama alkalmanként másfél óra. Az első alkalommal a coachee egy konkrét, reális, mérhető és kihívást jelentő célt határoz meg. Az alkalmak között a coachee olyan gyakorlatokat és feladatokat old meg, amelyek elősegítik a tanulás folyamatát, és amelyek által a coach le tudja mérni, hogy a coachee megfelelő irányba halad-e célja elérése felé.
Amennyiben szükség van korrekcióra, azt a személyes találkozások alkalmával közösen meg tudják tenni. A próbaidő, vagyis az első kilencven nap és a beilleszkedési coaching lejártakor a coach és a coachee megnézik, hogy hová jutottak el a folyamatban, és milyen eredményeket értek el.
A beilleszkedési coachingnak nincs kőbe vésett menete, nincs kötelező eleme. Amire viszont mindenképpen oda kell figyelni, az az, hogy legyen a folyamatnak konkrét mérhető célja, legyenek feladatok, amelyek segítségével a coachee, vagyis a munkatárs először biztonságos környezetben, majd éles helyzetben is kipróbálhatja új megoldásait, és hogy a folyamatot a megfelelő módon le is zárják.
A coachee-val töltött utolsó alkalom után javasolt a közös megbeszélés szervezése az új munkatárs közvetlen felettesével és a beilleszkedési coaching kezdeményezőjével, aki leggyakoribb esetben a cég HR-vezetője. A coachingmódszer esetén a vezető és a coach személye nem minden esetben egyezik meg, ezért fontos, hogy a találkozón minden érintett fél ott legyen. Ezen a megbeszélésen együtt visszatekintenek a kiindulási pontra, és összegzik az elért eredményeket. Azok a cégek, amelyek szeretnék mérni a coaching hatékonyságát, számokkal is alátámaszthatják e befektetésüket. Mérlegeljék azt, hogy egyik oldalon milyen eredményt ért el az új munkatárs a beilleszkedése során, mennyiben volt képes teljesíteni a rá bízott feladatokat, elérte-e és milyen mértékben a próbaidő tartamára kitűzött célt, a másik oldalon pedig mennyi idejébe, energiájába és költségébe került a beillesztés a cég részéről. Ha ezeket a számokat összevetjük, akkor a szubjektív véleményt objektív adatokkal is alá lehet támasztani.
Business coach-ként nem minden esetben javaslom ezt a megtérülési mutatót, mert sokszor a coaching alkalmazása csak később, akár pár hónap elteltével hozza meg igazán az eredményét, nem pedig a folyamat lezárásának pillanatában. Emiatt ezeket a számokat nem irányadónak, hanem inkább információtartalmúnak érdemes kezelni.
A zökkenőmentes beilleszkedés a munkaadónak és a munkavállalónak is érdeke. Így mindenki jól jár!